Bössow Marc
Webapplikation zur Digitalisierung von IT Benutzermutationen
Durchführung: 16.03.2015 bis 17.04.2015
Umfeld und Ziel der Arbeit
In der Firma AFG Management AG wurden die IT Benutzermutationen (Eintritt und Austritt) bis anhin mit physischen Checklisten in Papierform bearbeitet. Pro Ein- oder Austritt musste die Checkliste über eine interne Post von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht werden. Durch die physische Form der Checkliste, war es nicht möglich, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eine Mutation bearbeiten konnten.
Die Aufgabe meiner IPA war es, die physischen Checklisten durch eine Webapplikation abzulösen. Die Webapplikation sollte sowohl den Ein- als auch den Austrittsprozess komplett digitalisieren. Alle verschiedenen Stellen sollten parallel eine Mutation bearbeiten können, wodurch der Prozess deutlich vereinfacht und beschleunigt werden könnte. Ebenfalls sollten Fehler mit einer Plausibilitätskontrolle bereits beim Erfassen der Mutation verhindert werden. Da die Nutzung von mobilen Geräten immer grösser wird, sollte die Webapplikation auch über ein Smartphone oder Tablet zu bedienen sein.
Als messbares Ziel wird die Dauer zur Bearbeitung einer Mutation und die Ablösung der physischen Checklisten verwendet.
Beschreibung der Arbeit und der Lösung
Als Lösung wurde eine Webapplikation mit den Skriptsprachen PHP, SQL und JavaScript erstellt.
Über eine LDAP Verbindung wurde ein SSO Login realisiert, bei welchem der User mit den Windows Credentials authentifiziert wird. Durch ein Gruppensystem wurde sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Mutation erhalten. So erhält ein Vorgesetzter nur Einblick in die Mutation seiner Mitarbeiter. Mit Hilfe der Plausibilitätskontrolle werden alle prüfbaren Eingaben der User beim Speichern einer Mutation geprüft und wenn nötig über eine klare Fehlermeldung den Fehler beschrieben. Damit auch die Anforderung bezüglich der mobilen Ansicht so gut wie möglich erfüllt werden konnte, wurde die Webapplikation mit der freien Ressource ""Bootstrap"" aufgebaut (siehe Bild).
Für die Informatik wurde eine Administrationsseite erstellt, welche die Bearbeitung von Grundfunktionen der Webapplikation ohne PHP Kenntnisse ermöglicht. Alle betroffenen Mitarbeiter werden per Mail über die nächsten Schritte benachrichtigt.
Sollte eine Checkliste als Dokument benötigen werden, kann jederzeit eine Checkliste als PDF generiert werden. Durch die Loggingfunktion können alle Schritte zurückverfolgt werden.
Ebenfalls konnte eine Statistikseite erstellt werden, welche eine Übersicht der Mutationen pro Monat bietet.
Die Webapplikation wurde zuletzt erfolgreich gegen SQL- und JavaScript-Injections getestet. Alle Tests konnten ohne Probleme durchgeführt werden.
Parallel zur Systemdokumentation wurden 3 Benutzerhandbücher (Personal, Vorgesetzte, Fachverantwortliche) und ein Administrationshandbuch erstellt. Sollten die Benutzerhandbücher nicht griffbereit sein, gibt die auf jeder Seite vorhandenen Online-Hilfe eine Hilfe zur aktuellen Seite.
Fazit
Die 10 Tage während meiner IPA brauchten meine volle Konzentration, damit ich mein Ziel erreichen konnte. Ich konnte mir dabei sehr viel neues Wissen aneignen. Mit meinem Resultat bin ich sehr zufrieden. Noch während meiner IPA wurde die Webapplikation mit verschieden Abteilungen der AFG abgenommen. Von allen Abteilungen habe ich eine sehr positive Rückmeldung erhalten. Die Webapplikation kann nach einer kurzen Schulung 1 zu 1 in den produktiven Betrieb übernommen werden.