Bauer Jan
OfficePartner Vertragsverwaltung
Durchführung: 18.04.2016 bis 20.05.2016
Umfeld und Ziel der Arbeit
Die novalink GmbH verwaltet und bearbeitet ihre Geschäftsvorgänge mit der hauseigenen ERP-Software ‚,officepartner', welche intern rege genutzt und auch an Kunden verkauft wird.
Aufträge, Bestellungen, Leistungen und Artikelstamm-Verwaltung sind nur wenige Beispiele des umfangreichen Funktionskataloges von officepartner.
Einen Bereich hat diese Software bisher noch nicht abgedeckt.
Durch die immer grösser werdende Anzahl an Lizenzen und Verträgen, verlieren die Mitarbeiter schnell den Überblick über die Ablauffristen um neue Lizenzen zu erstellen und an ihre Kunden weiterzugeben. Hier würde eine Vertragsverwaltung / Lizenzverwaltung Sinn machen und den Mitarbeitern die Arbeit abnehmen. Somit würden in Zukunft keine Pendenzen mehr vergessen gehen und die Benutzer von officepartner würden frühzeitig erinnert werden, falls ein Vertrag bald ablaufen wird.
Ziel war es, das in diesem neuen Modul Verträge und Lizenzen erfasst, bearbeitet und verschiedenen Mitarbeitern zugeteilt werden. Durch setzen eines Erinnerungsdatums wird der verantwortliche Benutzer zu gegebener Zeit mit einem Pop-Up daran erinnert, dass das Ende eines Vertrages näher rückt.
Auswertungen über alle anstehenden Termine innerhalb eines Zeitraums oder über alle ablaufenden Verträge eines bestimmten Kunden sind innerhalb dieses Moduls selbstverständlich möglich.
Suchformulare, welche das Filtern und Sortieren der erfassten Datensätze ermöglichen sind auch eingebaut und erlauben eine schnelle Bearbeitung der gesuchten Verträge.
Beschreibung der Arbeit und deren Lösung
Implementiert wurde diese ERP-Erweiterung mit Visual Basic in Microsoft Access und einem SQL-Server 2014 inkl. Management Studio.
Das Modul besteht aus einer eigenständigen Datenbank-Datei, welche im laufenden Betrieb an das Hauptprogramm-Modul angehängt wird und somit die Kommunikation zwischen officepartner und der Vertragsverwaltung ermöglicht.
Das Hauptprogramm prüft während des Startvorgangs, ob bestimmte Kriterien zutreffen und zeigt bei korrekten Parametern ein Pendenzen-Fenster an (Pop-Up). Das Pendenzen-Fenster enthält Informationen wie das Ablaufdatum des Vertrages, die Referenz und vieles mehr, dass es dem Benutzer ermöglicht den Vertrag neu zuzuweisen oder anderweitig zu bearbeiten. Über die Vertrags-Übersicht, welche jeder Kunde der novalink GmbH besitzt kann auf jede Funktionalität (Vertrag bearbeiten, Vertrag löschen, Vertrag suchen, neuen Vertrag erstellen, Pendenzen und Auswertungen) zugegriffen werden. Somit hat der Benutzer auf einem Blick Zugriff auf alle möglichen Einstellungen.
Das Modul wurde in die bestehende officepartner-Datenbank eingebunden und bedient sich auch deren Daten. Somit wurde es ermöglicht, dass von der Vertragsverwaltung auf den bestehenden Artikelstamm der novalink GmbH zugegriffen werden kann und den Verträgen direkt ein reales Produkt hinterlegt werden kann. Ist dem Vertrag ein reales Produkt hinterlegt worden, wird informativ der im Artikelstamm hinterlegte Verkaufspreis angezeigt.
Eines der Kriterien war es, dass die Erweiterung nahtlos in das bisherige officepartner-Umfeld integriert werden kann. Diese Anforderung wurde, wie alle anderen, erfolgreich erfüllt und die Tests zum Schluss der IPA zeigten vielversprechende Resultate.
Die Lösung wird vorerst nur intern produktiv eingesetzt. Es wäre jedoch durchaus möglich das Modul zu erweitern, um es schlussendlich auch Kunden zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise wäre es möglich bei Ablaufenden Verträge direkt eine Bestellung/Auftrag auslösen zu lassen, damit noch mehr automatisiert werden kann.