Müller Michael
IPA - Büro Abwesenheitsmanagement
Durchführung: 18.04.2017 bis 19.05.2017
Websummary Abwesenheitsmanagement
Umfeld und Ziel der Facharbeit
In der Sika Automotive AG ist die Tür ins IT Büro aufgrund von Sicherheitsrichtlinien geschlossen, nur befugte Mitarbeiter der IT Abteilung besitzen einen Schlüssel für das Büro. die User/Mitarbeiter der Sika Automotive AG Romanshorn, welche den Support der IT benötigen klopfen und anschliessend vor der Tür warten.
Weil nicht immer ein Mitarbeiter der IT Abteilung im Büro ist, kann es vorkommen, dass der Mitarbeiter unnötige Zeit mit warten vor dem Büro verbringt. Vielfach beschwerten sich Mitarbeiter über diese unnötige Wartezeit vor der Tür.
Ziel dieser Facharbeit: Anhand eines Büro Abwesenheitsmanagements, durch einen Bildschirm vor dem Büro, welcher anzeigt ob sich die gesuchte IT Person im Büro befindet, Wartezeiten zu verkürzen.
Vorgehen und Projektmethode
Gleich von Beginn an wurde festgelegt wie gearbeitet wird, in diesem Fall mit der Verwendung der Projektmethode 'IPERKA'. Dadurch konnte ich von Beginn an strukturiert durch die Arbeit gehen. Die Vorgehensweise dieses Modells wurde in der Schule gelernt und besteht aus sechs Phasen:
Informieren - in dieser Phase wurde mit dem Kunden besprochen was er genau haben möchte und unverständliches konnte Nachgefragt werden.
Planen - hier wurde die Vorgehensweise geplant und die Evaluation der Geräte durchgeführt. Ein Zeitplan über das ganze Projekt hinweg wurde erstellt.
Entscheiden - in dieser Phase muss entschieden werden, welche Produkte und welche Vorgehensweisen beim Projektmanagement gewählt werden.
Realisieren - dies ist der Hauptteil der Facharbeit. Der RFID Scanner wurde konfiguriert, eine Software für die Übertragung an den Bildschirm vor der Tür wurde erstellt. Zusätzlich wurde eine Anlei-tung für die Benutzer und ein technisches Handbuch erstellt.
Kontrollieren - mehrere Tests wurden anhand von Testmethoden durchgeführt. Oftmals konnte der 'dümmste anzunehmende User' verwendet werden.
Auswerten - die Testergebnisse wurden anschliessend ausgewertet und kleine Änderungen am Projekt wurden vorgenommen.
Umsetzung und Ergebnis
Während 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen an diesem Projekt, wurde eine Anzeige erstellt, auf der zu erkennen ist, ob sich das IT-Personal im Büro befindet oder nicht. Die Anzeige wird auf einem Bildschirm vor der Tür dargestellt, sodass die Mitarbeiter der Firma Sika Automotive AG möglichst rasch erkennen, ob sich ein Klingeln mit dem anschliessend verbundenen Warten lohnt.
Die Umsetzung erfolgte mit einem RFID Scanner, einem Computer und der Anzeige auf einem Samsung 10'' Monitor. Die IT-Mitarbeiter tragen jeweils den TAG (Batch) in Form einer Karte, für den RFID Scanner bei sich. Die Übertragung funktioniert mit einer Eingabe in einer Excel Datei, durch VBA Scripts wird der Status des Mitarbeiters geändert. Anschliessend wird dies in einer laufenden PowerPoint Präsentation aktualisiert. Zusätzlich wurden Anleitung und Dokumentationen erstellt.
Eine Anzeige mit den Mitarbeitern wurde erfolgreich installiert, die Systeme ausgiebig getestet und die Übergabe an den Kunden war ein Erfolg. Die Mitarbeiter der Firma Sika Automotive AG sehen nun vor dem IT-Büro einen Bildschirm mit dem Abwesenheitsmanagement.
Fazit
Die IPA war eine intensive und anspruchsvolle Zeit.
Zu Beginn der Arbeit konnte ich jeden Tag mit mehr Motivation zur Arbeit erscheinen. Während den letzten beiden IPA Tagen wurde wiederum mein Durchhaltewille gefordert. Die Umsetzung der Software forderte viele nerven, immer wieder traten kleine Hindernisse auf. Als es dann endlich funktionierte, war es die grösste Freude.
Ich habe in dieser Zeit wirklich viel neues dazu gelernt, egal ob über die Systeme, über RFID oder wie ein Projekt geplant und durchgeführt werden muss. Die Idee mit dem Model IPERKA vorzugehen, war meiner Meinung nach die beste Entscheidung.