Rüegg Remo
Einführung und Parametrisierung einer Konfigurationsdatenbank
Durchführung: 06.02.2017 bis 10.03.2017
Ausgangslage
Die Medical Vision Group mit Sitz in Roggwil ist als Dienstleistungs- und Firmengruppe in der Medizinalbranche tätig. Die Medical Vision AG betreibt die IT Infrastruktur für die gesamte Gruppe und stellt definierte IT Services für über 100 Benutzer zur Verfügung. Dazu gehört auch die Geräteverwaltung (>100 PCs & Notebooks, >100 Telefone, >70 Smartphones, ...), sowie die Verwaltung sämtlicher eingesetzter Software (Asset Management). Dies wurde bis anhin mithilfe von Excel-Gerätelisten bzw. Dokumenten für Softwareinformationen gemacht. Da mit der wachsenden Geräte- und Softwarelandschaft der MVG aber durch diese Art von Verwaltung immer mehr Unannehmlichkeiten auftraten (falsche Einträge, verpasste Erneuerungstermine, ...), bestand das Bedürfnis nach einer anderen Lösung. Diese bot sich in Form einer Konfigurationsdatenbank im Servicemanagementsystem 'TOPdesk' an, welches die MVG seit ca. einem Jahr für das Incident- und Changemanagement verwendet.
Auftrag
Das Ziel war es, das bestehende TOPdesk-System soweit vorzubereiten und zu parametrisieren, dass sämtliche Anforderungen für das Asset Management abgedeckt werden können. Es sollte in Zukunft einfach möglich sein, Geräte und Software zu erfassen und eine Übersicht zu deren Nutzung zu erhalten. Ebenfalls sollte ein Reporting zur Erinnerung bei Auslauf von Garantien vorhanden sein. Basis für das Projekt ist die Version 6 von TOPdesk. Hierfür musste das System von Version 5.5 auf Version 6 aktualisiert werden. Für die neue TOPdesk-Umgebung galt es entsprechende Anleitungen zu erstellen.
Umsetzung
Vor dem Update des Produktivsystems wurde ein Testsystem eingerichtet, welches dieselben Voraussetzungen hat. Somit konnte die Aktualisierung zuerst auf diesem Testsystem durchgeführt werden, um sicherzustellen dass dadurch keine schwerwiegenden Fehler am System auftreten. Anschliessend wurde das Update auf der Produktivumgebung durchgeführt.
Für die Erfassung von Hard- und Software mussten entsprechende Importschnittstellen eingerichtet werden. Ein Teil der Hardware (Computer & Notebooks) wird neu automatisch von der SQL-Datenbank des bestehenden Softwareverteilungssystems 'Baramundi' importiert. Für die restlichen Geräte und Software wurden CSV-Vorlagen erstellt, die mit den jeweiligen Spezifikationen ausgefüllt und importiert werden können. Benutzer werden neu automatisch vom Active Directory importiert, anstatt manuell erfasst werden zu müssen.
Um die Nutzung der Hard-/Software zu verwalten, können in TOPdesk sogenannte Konfigurationen erstellt werden. Diesen Konfigurationen können einerseits ein Benutzer und andererseits mehrere Geräte und Software zugeordnet werden. So entsteht mit jeder Konfiguration eine Kombination von Geräten und Software, welche dann dem entsprechenden Benutzer zugewiesen oder bei einem Wechsel weiteregegeben werden können. Im obigen Bild ist eine grafische Übersicht einer solchen Konfiguration zu sehen.
Damit keine Erneuerungstermine für Garantien mehr verpasst werden, wurde eine automatische Erinnerung eingerichtet. Dazu wurde eine Überwachung des entsprechenden Datumfeldes auf den jeweiligen Objekten konfiguriert. Ist der Zeitpunkt nur noch 30 Tage entfernt, wird automatisch ein Incident zur Erinnerung erstellt. Ebenfalls wurden Auswahllisten erstellt, mit denen sich die Garantiedaten bei Bedarf manuell prüfen lassen.
Schlussendlich wurden noch umfassende Anleitungen für die Benutzer des Self Service Portals (Erfassung von Incidents etc.) und die Bearbeiter im Hintergrund erstellt.
Ergebnis
Das TOPdesk-System der MVG ist nun vollständig für die Übernahme des Asset Managements vorbereitet.